Status for den digitale tinglysning
Det digitale tinglysningssystem fungerer – men endnu ikke så optimalt, som man kunne ønske sig. DE har dog tiltro til, at når systemet er kommet sig over sine "børnesygdomme", vil der blive tale om et godt system, som giver mulighed for at reducere ekspeditionstiden for en ejendomshandels berigtigelse væsentligt.
Af advokat Hanne Delcomyn, Mæglerfaglig Afdeling, DE / Illustration: Llustra
Den 8. september 2009 lød startskuddet til det digitale tinglysningssystem på www.tinglysning.dk. Det var en historisk dag, da Danmark var det første land i Europa, som indførte digital tinglysning. DE har fulgt arbejdet med udviklingen af det digitale tinglysningssystem gennem flere år og ventede derfor med spænding på at se resultatet af det nye system – især fordi foreningen ikke var givet mulighed for at teste det på forhånd. Her efter årets afslutning er det tid til refleksion: Hvad er status for det nye digitale tinglysningssystem? Hvordan har det fungeret siden ikrafttrædelsen den 8. september og indtil nu? Hvilke problemer og udfordringer har der været konstateret ved det nye system? Og hvilke er allerede blevet løst?
Forberedelserne
I forbindelse med indførelsen af det digitale tinglysningssystem forsøgte DE at forberede medlemmerne til det nye digitale tinglysningssystem med flere forskellige tiltag: S om første led i forberedelserne afholdt foreningen i perioden fra den 18. august til den 18. september 2009 i alt 20 kurser i digital tinglysning, og cirka 1.100 kursister har gennemført kurset. Et andet led i forberedelserne til det digitale tinglysningssystem var Boligudvalgets udarbejdelse af ”Tjekliste i forbindelse med digital tinglysning”. Tjeklisten giver en beskrivelse af, hvordan en standard ejendomshandel kan håndteres, når der tages udgangspunkt i det digitale system. E ndvidere havde foreningen en længere dialog med finanssektoren om, hvordan bankerne, realkreditinstitutterne og mæglerbranchen skulle agere over for hinanden i det nye digitale tinglysningssystem. Dialogen med finanssektoren mundede ud i ”Vejledning om digital tinglysning – samspil mellem bank, realkredit, ejendomsmægler og berigtigende aktør”, som beskriver, hvordan aktørerne skal agere over for hinanden, med mindre andet er aftalt i købsaftalen. E ndelig nødvendiggjorde igangsættelsen af den digitale tinglysning en del ændringer af foreningens formularer samt behov for udarbejdelse af fraser og klausuler til brug for overgangsperioden.
Hvordan har det fungeret indtil nu?
Al begyndelse er svær, og med et kompliceret it-system som det digitale tinglysningssystem ville det have været nærmest utroligt, hvis systemet havde fungeret fejlfrit fra første dag. Foreningen har dog alligevel været overrasket over, hvor mange uhensigtsmæssig- D heder, der er konstateret i det digitale tinglysningssystem, ligesom der har været konstateret en del fejlregistreringer i systemets funktioner. E t af de helt store problemer har været, at Tinglysningsretten blev overrasket over antallet af personer, som ønsker at gøre brug af fuldmagtsordningen, fordi personerne ikke selv har en digital signatur eller ikke evner at anskaffe sig en sådan. Da fuldmagtsordningen forudsætter, at der udfyldes en skriftlig fuldmagtsblanket, som fysisk sendes til Tinglysningsretten i Hobro for at blive registreret, har det store antal af fremsendte fuldmagter medført, at Tinglysningsrettens personale har været lagt ned. Dette har bevirket, at der har været en ventetid på op til fire uger eller mere for at få registeret en fuldmagt. Ventetiden har medført, at et meget stort antal ejendomshandler er blevet unødigt forsinket, idet tinglysning af skødet har skullet afvente registreringen af fuldmagten. Ligeledes har en manglende udførlig vejledning af, hvordan en fuldmagtsblanket udfyldes, betydet at mange fuldmagter er blevet afvist, hvilket har medført yderligere forsinkelser af sagerne. Herudover har det været et stort problem (og er det stadig), at Tinglysningsrettens telefoniske supportfunktion ikke har været forberedt på antallet af telefoniske henvendelser med spørgs mål til tinglysningssystemet, hvilket har betydet, at den gennemsnitlige ventetid har været på over en time. Denne helt uacceptable ventetid hos Tinglysningsretten har DE især bemærket ved det store antal af henvendelser til foreningens egen hotline, hvor medlemmerne frustreret har ringet ind og spurgt til det digitale tinglysningssystem, idet de ikke kunne komme igennem til Tinglysningsrettens supportfunktion. Foreningen har i månederne efter igangsættelsen af det digitale tinglysningssystem således kunne konstatere, at cirka 80 pct. af alle hotline henvendelser har drejet sig om digital tinglysning. Foreningens hotline har bestræbt sig på at hjælpe medlemmerne så godt, som det var muligt, men det har været lidt af en udfordring, da medarbejderne på hotline ikke har mulighed for fysisk at gå ind på www. tinglysning.dk og se de konkrete skærmbilleder. Dette kræver nemlig, at man har en konkret sag, som der skal tinglyses. E ndvidere har der været konstateret en del fejlregistreringer af tinglysningssystemets funktioner, herunder kan bl.a. nævnes kladdefunktionen. Denne funktion giver brugeren mulighed for at gemme allerede indtastede data, hvilket er en vigtig funktion – især hvis man foretager en prøvetinglysning.
Hvilke problemer og udfordringer er blevet konstateret?
DE er bl.a. gennem de mange hotline henvendelser fra medlemmerne samt disses fremsendelse af konkreteeksempler på problemstillinger blevetgjort opmærksom på det nye tinglysningssystemsfejl og uhensigtsmæssigheder.E t af de første problemer, somforeningen konstaterede, var, at dato ogsidetal på tingbogsattesten var blevetfjernet! Og på tingbogsattester forejerlejligheder var det tinglyste areal ogfordelingstallet tillige blevet fjernet.E t andet stort problem, som DEhurtigt konstaterede, var, at alle deindskannede akter var placeret underforskellige filnumre på en sådan måde,at det var umuligt at gennemskue,i hvilken fil en given servitut skullefindes. Det betød, at mange forgævesmåtte søge i flere filer med dertilhørendegebyrbetaling, før det lykkedesat finde den pågældende servitut, somman ønskede en udskrift af.S om nævnt ovenfor har der tilligeværet konstateret flere udfordringermed både udfyldelsen af fuldmagtsblankettensamt sagsbehandlingstidenved registreringen af en fuldmagt. Somét eksempel på problemer med udfyldelsenkan nævnes, at der i blankettenbliver bedt om angivelse af en landsejerlavkode.Dette er en kode, som ikketidligere blev anvendt i forbindelse medtinglysning, og som de færreste derforkender eller ved, hvor man kan finde.Herudover har udfyldelsen af blankettenforudsat, at selv mindre forhold somf.eks. dato og cpr-nummer skulle angivespå en bestemt måde, hvilket harbetydet, at såfremt datoen har væretangivet med punktum mellem tallene istedet for bindestreg, så er fuldmagtenblevet afvist og sendt retur. Da der påtidspunktet for igangsættelsen af detdigitale tinglysningssystem ikke var udarbejdeten vejledning til, hvordan fuldmagtsblankettenskulle udfyldes, hardette resulteret i, at mange fuldmagterunødvendigt er blevet afvist på grund afsmåfejl som beskrevet ovenfor.E ndvidere er der visse tinglysningsekspeditioner,som har voldt særligmange udfordringer på grund af, at derikke til tinglysningsekspeditionerne harværet udarbejdet vejledninger, som påtilstrækkelig vis har beskrevet, hvordanen given ekspedition skulle ske. Herskal især fremhæves tinglysning af skifteretsattester.Denne tinglysningsekspeditioner ikke umiddelbart gennemskueligblot ud fra skærmbillederne påwww.tinglysning.dk, og der har derforværet et udbredt behov for, at der blevudarbejdet en trin-for-trin vejledninghertil.E ndelig har mange medlemmerpåpeget udfordringen i at forstå dettinglysningssvar, som der sendestil anmelder, idet dette svar ofte ermeget kortfattet og teknisk formuleret.Ligeledes har det været en udfordring,at et stort antal ukomplicerede dokumenterer blevet trukket ud til manuelbehandling – især fordi der ikke i dissesituationer er blevet givet besked omden forventede sagsbehandlingstid iforbindelse hermed.
Hvilke problemer er blevet håndteret – og løst?
I forløbet op til igangsættelsen af detnye digitale tinglysningssystem harDE været i tæt dialog med Domstolsstyrelsenfor at være så opdateretom det nye tinglysningssystem somoverhovedet muligt. Foreningen harbl.a. deltaget i brugergruppemøder hosstyrelsen, hvor de forskellige organisationerløbende er blevet orienteret omudviklingen af tinglysningssystemet.E fter igangsættelsen af det nyesystem har foreningen fastholdt dentætte dialog med Domstolsstyrelsen,herunder særligt med retspræsidentenSøren Sørup Hansen samt kommunikationschefEmil Melchior. Foreningen harløbende videresendt de fra medlemmernemodtagne problemstillinger tilDomstolsstyrelsen med henblik på, atfå tydeliggjort problemstillingerne overfor styrelsen og dermed hurtigst muligtfå løst de konstaterede uhensigtsmæssighederog fejl i systemet.På baggrund af medlemmernes henvendelserom konstaterede problemerudarbejdede DE et problemkatalog,som foreningen fremlagde på et mødei oktober måned over for retspræsidentSøren Sørup Hansen og direktør forDomstolsstyrelsen Adam Wolf. Detvar et godt og konstruktivt møde, hvorforeningen desuden fik gjort særligtopmærksom på behovet for at fånogle udførlige vejledninger til bådeudfyldelse af fuldmagterne, udskrift afindskannede akter, tinglysning af skifteretsattesterosv. Ligeledes understregedeforeningen på ny, at ventetiden tilTinglysningsrettens supportfunktion ogsagsbehandlingstiderne for registreringeraf fuldmagter var helt uacceptable,og at der var et akut behov for at sætteekstra ressourcer ind hertil.Den 31. oktober 2009 kom den førsteopdatering af det digitale tinglysningssystem.Ved denne opdatering var detglædeligt for DE at konstatere, at dato,fordelingstal og tinglyst areal var påførttingbogsattesterne igen. Ligeledes vardet positivt at se, at problemet medde indskannede akter var løst, såledesat det nu er muligt at vide i hvilken fil,man skal søge en ønsket udskrift af enservitut.S agsbehandlingstiden for registreringaf fuldmagter er blevet reduceret væsentligtog med hensyn til udarbejdelseaf vejledninger til fuldmagtsblankettenog tinglysning af skifteretsattester, såer disse vejledninger løbende blevetudarbejdet og udbygget af Domstolsstyrelsen.Foreningen har dog påpeget,at der fortsat er behov for nogle mereudførlige trin-for-trin vejledninger. Deter derfor glædeligt, at der i nyhedsbrevetfra Tinglysningsretten i uge 49 blevmeldt en plan ud for, at der i ugerne fra48-51 sker offentliggørelse af sådannenye vejledninger til bl.a. skifteretsattester,tvangsauktioner, ejerpantebrevemv.Det er DE’s håb, at disse vejledningervil være til stor hjælp for medlemmerne.Det har desværre ikke været teknisk muligt at påføre sidetallet på tingbogsattesterne ved opdateringen den 31. oktober. Foreningen har dog gjort opmærksom på, at dette fortsat er et stort ønske at få påført, da det er yderst uhensigtsmæssigt, at man ikke kan sikre sig, at man har modtaget samtlige sider i en tingbogsattest. E ndvidere udtages der fortsat mange dokumenter til manuel behandling, hvilket foreningen har fået oplyst skyldes manglende registreringer af personnumre på 800.000 ejendomme. DE har fået oplyst, at anden opdatering af det digitale tinglysningssystem forventes at ske den 21. december 2009 (altså efter at dette nummer af ”Ejendomsmægleren” er udkommet. red). I forbindelse med denne opdatering skulle ovenstående problem gerne være blevet løst. Med hensyn til den manglende oplysning om forventet sagsbehandlingstid ved manuel behandling har foreningen fået oplyst, at denne først forventes klar i sommeren 2010, da systemet først skal have opbygget noget, erfaring omkring behandlingstiderne på de enkelte ekspeditionstyper.
Status
Alt i alt må det konkluderes, at status for det digitale tinglysningssystem er, at systemet fungerer – dog endnu ikke så optimalt, som det var ønskeligt. DE har dog tiltro til, at når det digitale tinglysningssystem er kommet over sine ”børnesygdomme”, vil der blive tale om et godt system, som giver mulighed for at reducere ekspeditionstiden for en ejendomshandels berigtigelse væsentligt. M eningen med det nye digitale tinglysningssystem var, at det skulle fungere så simpelt, at enhver skulle kunne gå ind via www.tinglysning.dk og foretage sin egen tinglysningsekspedition. Efter et par måneders erfaring med det nye digitale tinglysningssystem er det dog foreningens opfattelse, at det nok er de færreste almindelige borgere, som vil være i stand til at foretage en tinglysning på egen hånd, da systemets opbygning forudsætter et vist kendskab til tinglysningsekspeditioner – også selvom der er indsat hjælpefunktioner i systemet.
OBS!
Igangsættelsen af det digitale tinglysningssystem har for alvor sat sælgerberigtigelse på dagsordenen – og kutymen for, hvem der berigtiger en ejendomshandel, har udviklet sig fra at være købers rådgiver til i dag at være sælgermægler. Der er således flere og flere i mæglerbranchen, som påtager sig berigtigelsesopgaven på vegne af sælger. I den forbindelse kan det oplyses, at foreningen har planlagt en række kurser i berigtigelse, således at de medlemmer, som ønsker at påtage sig berigtigelsesydelsen, kan sikre sig den fornødne kompetence hertil, inden de påtager sig opgaven.