Præsentation af DE’s sekretariat: It- og projektafdelingen
Præsentationsrunden fortsætter i DE’s sekretariat. Denne gang ser vi nærmere på it- og projektafdelingen.
Tekst: Christian Trapp Schmitt, DE
I it- og projektafdelingen har detre ansatte travlt med at holdeenderne sammen på de mangeforskellige elektroniske løsninger,som en moderne organisation heltnaturligt betjener sig af. Afdelingenbestår af it-administrator Michael Bach,økonom og projektleder Trine Vie Madsenog studentermedhjælper BrigitteThomsen.A fdelingens opgaver består groft sagtaf to sammenhængende komponenter:Den første har med alle de tekniskeløsninger internt i DE’s sekretariat atgøre – altså medlems- og regnskabsprogrammer,men også hele netværketog telefonløsninger. Den anden del ermere eksternt rettet med hjemmesider,Tro- og love-Erklæringer, webshoppen,medlemsundersøgelser og teknikkenbag kursussystemet.
Medlemsdatabaser og regnskab
Projektleder Trine Vie Madsen arbejderbl.a. med DE’s Navision-system, sombåde rummer DE’s samlede medlemsdatabaseog hele regnskabs- og økonomistyringsdelen.Helt aktuelt er Trineogså ved at finde og udvikle en samletløsning for sags- og dokumentstyringeni hele DE’s sekretariat. Og det gælderom at holde tungen lige i munden, forrigtig meget afhænger af et velfungerendesystem.”Over en længere periode har vi arbejdetmålrettet med at flytte de storeog tidskrævende papirmængder overpå en elektronisk platform. Det gælderf.eks. de årlige Tro- og love-Erklæringer,som førhen blev faxet til medlemsafdelingenog herefter manuelt tastetind. Nu kører de automatisk på DE’shjemmeside. Det har sparet store ressourcerher i sekretariatet, men frem foralt har det gjort arbejdet i den enkelteejendomsmæglerforretning meget lettere.Det samme har vi oplevet i forholdtil webshoppen og i bogholderiet. Dennye informationsteknologi gør mangeting nemmere og hurtigere, til gengældkræver den løbende opdatering og vedligeholdelsefor at fungere optimalt,”fortæller Trine Vie Madsen.
Teknik og netværk
Over for Trine sidder Michael Bach, derer it-administrator. Det betyder, at haner ansvarlig for den løbende overvågning,drift og udvikling af DE’s interneit-infrastruktur og -sikkerhed. Medandre ord har Michael styr på et ellersuoverskueligt netværk af telefonlinjer– stationære og mobile – samt internetforbindelserbåde via kabler og trådløse.For det utrænede øje virker det enanelse kaotisk, men intet er overladt tiltilfældighederne, bedyrer han.M ichael Bach har også det storeoverblik over alle de forskellige itlicenserog øvrige aftaler, der i årenesløb er indgået, ligesom han er ansvarligfor den interne support på bl.a. pc’er,printere, scannere, software og mobiltelefoner.R igtig mange medlemmer vil desudenkende lidt til Michael Bach, fordihan også står for den tekniske supporttil DE’s medlemmer i forholdt til f.eks.hjemmesiden:”I de sidste par år er der sket en delændringer på bl.a. hjemmesiden mednye log ind-funktioner og ændredemedlemstyper. Derfor er det kun naturligt,at jeg får en del opkald fra DE’s medlemmer, hvis der opstår tvivl om noget. Heldigvis kan vi som regel nemt løse problemerne i fællesskab,” fortæller han.
Medlemsundersøgelser
En anden væsentlig opgave i afdelingen er udarbejdelsen og gennemførelsen af de tilbagevendende spørgeskemaer til DE’s medlemmer, der bl.a. danner baggrund for foreningens tendensundersøgelser. ”Vores spørgeskemaer spiller på mange måder en central rolle både i DE’s arbejde og for branchen generelt. For det første får vi en vital indsigt i de aktuelle forhold på boligmarkedet, og det er af afgørende betydning for vores funktion som brancheforening. For det andet udgør spørgeskemaerne rygraden i f.eks. DE’s tendensundersøgelser, som både er interessante for dagspressen, og dermed også for vores generelle varetagelse af branchens interesser,” siger Trine Vie Madsen, der står for udformningen af spørgsmålene og for indsamlingen af de endelige data. Hun fortsætter: ”Vi er derfor rigtig glade for at så mange af DE’s medlemmer tager sig tid til at besvare spørgeskemaerne – også selvom det nogle gange kan virke lidt som et tidsspilde. Det kan jeg garantere for, at det bestemt ikke er, når vi står med de endelige resultater i hånden.”
Kredshjemmesider
Birgitte Thomsen, der er studentermedhjælper i afdelingen, har også en lang række forskellige arbejdsområder. Blandt andet er det Birgitte, der søger for, at kredsenes hjemmesider fungerer, som de skal. ”Vi har over en længere periode valgt at fokusere lidt mere på kredsenes hjemmesider. Det har vi gjort for at hjælpe de enkelte kredsbestyrelser med at opdatere adresser og andre nyttige oplysninger, men også for at anskueliggøre de muligheder, kredshjemmesiderne tilbyder f.eks. i forhold til arrangementer og tilmeldinger,” siger hun.